“Belediyede memur olarak görev yapan ilgili kişinin, veri sorumlusu bünyesinde işe giriş çıkış takibinin biyometrik veri işlenerek yapılması” hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 01/12/2020 tarihli ve 2020/915 sayılı Karar Özeti
Kurula intikal eden şikâyette ilgili kişi tarafından veri sorumlusu bünyesinde 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu kapsamında çalışan memur olduğu, veri sorumlusu bünyesinde personel giriş çıkışlarının takibi için parmak izi okuma cihazları ile kişisel verilerinin, her personel için parmak izi bilgilerinin alındığı ve sisteme tanıtıldığı, bu konudaki uygulama için kendisine ait olan parmak izi bilgilerinin veri sorumlusunun kayıt sisteminden, kağıt ortamından ve elektronik ortamdan silinmesi ve kendisine bilgi verilmesi talebiyle veri sorumlusuna başvuru yaptığı; kendisine verilen cevapta sistemlerinden bu bilgilerin silinemeyeceğinin beyan edildiği, parmak izi bilgilerinin onayı olmadan işlenemeyeceği ve resmi başvuru yapmasına rağmen verilerinin silinmesi isteğinin kabul edilmediği belirtilmiştir.
Başlatılan inceleme çerçevesinde söz konusu iddialara ilişkin olarak veri sorumlusunun savunması istenilmiş olup alınan cevabi yazıda
- Tüm birimlerde tutulan kişisel veriler üzerinde Kanun kapsamında çalışmalara 2018 yılında başlandığı, irtibat kişilerinin belirlenerek personelin bu konu hakkında eğitim, e-posta ve duyuru panolarına asılan aydınlatma metinleriyle bilgilendirildiği ve kişisel verilerin korunması ve işlenmesine dair politika ve prosedürlerin hazırlandığı, ayrıca yapılan işlemlerin tamamlanması ve devamında işletilmesi, 6698 sayılı Kanuna ve standartlara uygun yapıldığının ölçülebilmesi hususunda Bağımsız Denetim Firması tarafından denetlenerek BS10012-2009 Veri Koruma ve Kişisel Bilgi Yönetim Standardı Sertifikası ile belgelendirildikleri,
- Başkanlığa ait Kültür Merkezleri, Bilgi Evleri, Spor Salonları vb faaliyet gösteren çok sayıda tesisin bulunduğu, iştirak personeli dahil olmak üzere 2302 kişinin istihdamının sağlandığı, kişisel verilerin korunmasına yönelik yapılacak başvuru ve taleplerin usulüne ilişkin …… Belediyesi Kişisel Verilerin İşlenmesi Duyuru Aydınlatma Metninin, Başkanlığın resmi web sitesi üzerinden ilan edildiği, ….. Belediyesi Kişisel Verilerin Korunması Başvuru Formunun doldurularak hangi yöntemlerle başvuru yapılacağının duyurulduğu, Başkanlık personeline ise hizmet içi eğitimlerle konuya ilişkin bilgilendirmenin yapıldığı,
- İlgili kişiye ait başvuruda Kişisel Verilerin Korunması Başvuru Formunun bulunmaması, başvurunun veri sorumlusu görevini yürütmekte olan personele ulaştırılmaması ve çalıştığı Müdürlüğe verilmiş olan dilekçenin İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne Bilgi ve Belge Talebi konulu başvuru olarak gönderilmesi nedeniyle ilgiliye ait başvurunun Kanun kapsamında değerlendirilmediği, buna bağlı olarak verilen cevap yazısında kamu kaynaklarını etkin ve verimli kullanabilmek amacıyla personelin işe giriş çıkışlarının takibi için parmak izinin kullanıldığı herhangi bir şaibeye mahal vermeden verinin temin edildiği ve üçüncü kişilerle paylaşılmasının teknik olarak mümkün olmadığının bildirildiği, alınan parmak izi şablonunun silinemeyeceğine dair herhangi bir ifadenin ise kullanılmadığı,
- Başkanlıkça uygulanmakta olan PDKS sistemi gereği personelden alınan parmak izlerinin salt mesai kontrollerinde kullanıldığı, mesai kontrolü için ayrıca sicil numarası ve şifreli giriş, ıslak imzalı form yöntemlerinin kullanıldığı, covid-19 salgını sebebiyle halihazırda müdürlüklerde personel kontrolünün listelerin ıslak imzalanması metodu ile sağlandığı, parmak izi sisteminin devre dışı olduğu, parmak izi tanıma algoritmasının temel işlevinin parmak izinin çıkartılması ve karakterlerin eşleştirilmesi olduğu, parmak izinin çıkartılmasıyla kastedilenin parmak izinin temel karakteristik verilerinin şifrelenip karakteristik bir şablon haline getirilmesi olduğu, bir şablon haline getirilen parmak izinin daha sonra hiçbir şekilde görüntüsünün alınamadığı ve işlem yapılamadığı, kullanılan şifrelenmiş parmak izi şablonunun özel bir algoritma olduğu ve üçüncü kişilere tamamen kapalı olduğu, parmak izi şablonunun formatının teknik belgeler veya ürün kaynak kodları vasıtasıyla dahi herhangi biri tarafından öğrenilmesi veya başkalarının bilgisine açılmasının mümkün olmadığı
ifade edilmiştir.
Konuya ilişkin yapılan incelemede, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 01/12/2020 tarihli ve 2020/915 sayılı Kararı ile,
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) “Tanımlar” başlıklı 3 üncü maddesinde “kişisel veri”nin, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi; “veri sorumlusu”nun kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi; “kişisel verilerin işlenmesi”nin ise kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem olarak tanımlandığı,
- Özel nitelikli kişisel veriler arasında yer alan biyometrik veri tanımına Kanunda yer verilmemekle birlikte, 25.05.2018 tarihinde yürürlüğe giren Avrupa Genel Veri Koruma Tüzüğünde (GDPR) biyometrik verinin; “yüz görüntüleri veya daktiloskopik veriler gibi bir gerçek kişinin özgün bir şekilde teşhis edilmesini sağlayan veya teyit eden fiziksel, fizyolojik veya davranışsal özelliklerine ilişkin olarak spesifik teknik işlemeden kaynaklanan kişisel veriler” olarak tanımlandığı,
- GDPR’nin Recital bölümünün 51 inci maddesinde de fotoğrafların işlenmesinin doğrudan biyometrik veri olarak nitelendirilemeyeceği, yalnızca gerçek bir kişinin benzersiz bir şekilde tanımlanmasına veya doğrulanmasına izin veren belirli bir teknik yöntemle işlendiğinde, bu verilerin biyometrik verilerin tanımı kapsamında kabul edileceğine yönelik açıklamalara yer verildiği, dolayısıyla bir verinin biyometrik veri kapsamında değerlendirilebilmesi için o verinin sadece o kişiyi tanımlayabilme ya da doğrulayabilme özelliğine sahip olmasının kriter alındığının değerlendirildiği, yine Danıştay 15. Dairesinin 2014/4562 Esas sayılı kararında biyometrik yöntemlerin, ölçülebilir fizyolojik ve bireysel özellikleri aracılığıyla gerçekleştirilen ve otomatik şekilde doğrulanabilen kimlik denetleme tekniklerini ifade ettiği belirtilerek, bu yöntemler arasında parmak izi tanıma, avuç içi tarama, el geometrisi tanıma, iris tanıma, yüz tanıma, retina tanıma, DNA tanıma gibi yöntemlerin bulunduğunun ifade edildiği dikkate alındığında, işe giriş çıkışlarda personelin parmak izinin taranması suretiyle kişilerin kimlik doğrulamasının yapılması hususunda adı geçen veri sorumlusunun özel nitelikli kişisel veri niteliğindeki biyometrik veri işleme faaliyetinde bulunduğu,
- Kanunun “Genel İlkeler” başlıklı 4 üncü maddesinde yer alan ilkelerden, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesi çerçevesinde işlenen verilerin belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olması, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmasının gerektiği; ölçülülük ilkesinin ise, veri işleme faaliyeti ile gerçekleştirilmesi istenen amaç arasında makul bir dengenin kurulması, diğer bir ifadeyle veri işlemenin amacı gerçekleştirecek ölçüde olması gerektiğine işaret ettiği; bu kapsamda, kişisel veri işleme faaliyetinin gerçekleşmesi için gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmaması ve/veya işlenmemesi gerektiği, veri sorumlusunun amacı çerçevesinde, ölçülülük ilkesine uygun olarak ilgili kişiden minimum düzeyde bilgi talep etmesi, bunun dışındaki amaç için gerekli olmayan veri işlemeden kaçınması gerektiği,
- Kişisel verilerin işlenmesi ilgili kişinin iznine bağlı olarak gerçekleştirilse ve belirli bir amaca bağlı olsa bile açık rızanın aşırı miktarda veri toplanmasını meşrulaştırmayacağı, buna göre kişisel verilerin yalnızca belirli amaçlar için ve gerektiği kadar toplanması ve amacın gerektirdiği yerlerde kullanılması gerektiği,
- Öte yandan, Danıştay 5. Dairenin 2013/5342 E. ve 2013/9525 K. sayılı Kararında “personelden kişisel veri alınması kapsamında olan “parmak izi tarama sistemi” ile mesai takibi uygulamasının, kamusal alanda da olsa “özel hayatın gizliliği” ilkesi kapsamında bulunduğunun anlaşılması karşısında; uygulamanın sınırlarını usul ve esaslarını gösteren bir yasal dayanağının bulunmaması, toplanan verilerin ileride başka bir şekilde kullanılamayacağına dair bir güvencenin mevcut olmaması göz önüne alındığında, yukarıda belirtilen temel haklar ve Anayasal ilkelerle bağdaşmayan dava konusu işlemde hukuka uyarlık, davanın reddi yolunda verilen İdare Mahkemesi kararında hukuki isabet bulunmadığı anlaşılmıştır.” şeklinde hüküm tesis edilmiş olup bu kapsamda, mesai kontrolü için parmak izi alınması gibi çoğunlukla üstün güvenlik önlemi alınmasına ihtiyaç duyulan alanlarda kullanılan yöntem yerine alternatif yollara başvurulabileceği, dolayısıyla veri sorumluları bünyesinde mesai kontrolü amaçlı giriş ve çıkışlar için parmak izi okutma sisteminin kurulmasının Kanunun “Genel İlkeler” başlıklı 4 üncü maddesi kapsamında ele alınması gerektiği, üstün güvenlik önlemi alınmasına ihtiyaç duyulmayan alanlarda yalnızca mesai kontrolü amacıyla parmak izi alınmasına yönelik uygulamaların mezkur maddenin (ç) bendindeki ölçülülük ilkesine aykırı olduğu,
- Somut olayda ilgili kişinin veri sorumlusu tarafından kendisine ait olan parmak izi bilgilerinin hukuka aykırı olarak işlenmesine ilişkin şikâyeti ile ilgili veri sorumlusunun PDKS sistemi gereği personelden alınan parmak izlerinin salt mesai kontrollerinde kullanıldığı, parmak izi tanıma algoritmasının temel işlevinin parmak izinin çıkartılması ve karakterlerin eşleştirilmesi olduğu, parmak izinin çıkartılmasıyla kastedilenin parmak izinin temel karakteristik verilerinin şifrelenip karakteristik bir şablon haline getirilmesi olduğu, bir şablon haline getirilen parmak izinin daha sonra hiçbir şekilde görüntüsünün alınamadığı ve işlem yapılamadığı şeklindeki açıklamaları çerçevesinde veri sorumlusu bünyesinde çalışan personellerden işe giriş ve çıkışlarda parmak izlerinin kullanıldığının açıkça kabul edildiği, ilgili kişinin parmak izinin açık rızasına dayanılarak alınıp alınmadığı hususunun anlaşılamadığı; ancak işe giriş ve çıkışlarda söz konusu kişisel verisinin işlenmesinin devam etmesi noktasında ilgili kişinin onayı olmadan parmak izinin işlenemeyeceği hususunda şikayeti bulunduğu dikkate alındığında ilgili kişinin parmak izi kullanılarak mesai kontrolü yapılması hususunda açık rızasının olmadığı kanaatine varıldığı,
- Öte yandan veri sorumlusu tarafından mesai kontrolü için parmak izi, sicil numarası ve şifreli giriş, ıslak imzalı form yöntemlerinin kullanıldığı, covid-19 salgını sebebiyle halihazırda müdürlüklerde personel kontrolünün ıslak imzalama metodu ile sağlandığı, parmak izi sisteminin devre dışı olduğuna yönelik savunması dikkate alındığında işe giriş ve çıkış kontrollerinin biyometrik verileri işlemenin haricinde alternatif yollar ile sağlanabildiği, dolayısı ile üstün güvenlik önlemleri alınmasını gerektirecek bir durumun da olmadığının görüldüğü, bu kapsamda veri sorumlusu bünyesinde mesai kontrolü amaçlı giriş ve çıkışlar için parmak izi okutma sisteminin kurulmasının Kanunun “Genel İlkeler” başlıklı 4 üncü maddesinin (ç) bendindeki ölçülülük ilkesine aykırı olduğu kanaatine varıldığı ve veri sorumlusunun söz konusu uygulamasının Kanunun 12 nci maddesinin (1) numaralı fıkrasının (a) bendine aykırılık teşkil ettiği,
- Öte yandan, ilgili kişinin Kanunun 7 nci ve 11 inci maddesi çerçevesinde veri sorumlusuna başvurmasına rağmen veri sorumlusu tarafından, söz konusu başvurunun Kişisel Verilerin Korunması Başvuru Formu ile yapılmaması, başvurunun veri sorumlusu görevini yürütmekte olan personele ulaştırılmaması ve çalıştığı Müdürlüğe verilmiş olan dilekçenin İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne Bilgi ve Belge Talebi konulu başvuru olarak gönderilmesi nedeniyle ilgiliye ait başvurunun Kanun kapsamında değerlendirilmediği, buna bağlı olarak da verilen cevabi yazıyla kamu kaynaklarının etkin ve verimli kullanabilmek amacıyla personelin işe giriş çıkışlarının takibi için parmak izinin kullanıldığı, herhangi bir şaibeye mahal vermeden temin edildiği ve üçüncü kişilerle paylaşılmasının teknik olarak mümkün olmadığının bildirildiği, alınan parmak izi şablonunun silinemeyeceğine dair herhangi bir ifadenin kullanılmadığı şeklinde savunma yapıldığı görülmekle birlikte, ilgili kişinin Kanuna atıf yapıp taleplerini açıkça belirten ve tarafına talepleriyle ilgili bilgi verilmesine yönelik isteğini de içeren ıslak imzalı dilekçesini veri sorumlusuna sunduğu, bu anlamda ilgili kişinin kişisel verilerinin silinmesi yönünde talepte bulunduğu, öte yandan söz konusu evraka sayı numarası verildiğinin açık olduğu ancak veri sorumlusunun ilgili kişinin başvurusunu Kanun kapsamında değerlendirmeyip kişisel verisinin silinmesi hususunda herhangi bir ifadeye yer vermeyerek ilgili kişinin talebini cevaplamadığı, bu durumun dürüstlük kuralı ile bağdaşmadığı
değerlendirmelerinden hareketle;
- Veri sorumlusu bünyesinde mesai kontrolü amacıyla biyometrik veri olan parmak izinin işlenmesinin Kanunun “Genel İlkeler” başlıklı 4 üncü maddesinin (ç) bendindeki amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesine aykırı olduğu, öte yandan söz konusu veri işleme faaliyetinin hukuka uygun bir veri işleme şartına dayanmadığı dikkate alındığında veri sorumlusunun söz konusu uygulamasının Kanunun 12 nci maddesinin (1) numaralı fıkrasının (a) bendine aykırılık teşkil ettiği değerlendirildiğinden Kanunun 18 inci maddesinin 3 üncü fıkrası hükmüne göre söz konusu veri sorumlusu bünyesinde görev yapan kişiler hakkında disiplin hükümlerinin işletilmesine ve sonucunun Kurula bildirilmesine,
- Veri sorumlusu tarafından bugüne kadar işlenen ve muhafaza edilen parmak izi ile ilgili verilerin Kanunun 7 nci maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak ivedilikle imha edilmesi, eğer ilgili özel nitelikli kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılması söz konusu ise, imha edilmesine yönelik işlemlerin bu verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere ivedilikle bildirilmesinin sağlanması, işe giriş ve çıkış işlemlerinin salgın dönemi dışında da geçerli olmak üzere alternatif yollarla sağlanması, biyometrik veri ile giriş çıkış işlemleri yapılması uygulamasına son verilmesi ve mevcut sistemin kaldırılması hususlarında veri sorumlusunun talimatlandırılmasına,
- Öte yandan söz konusu sistemin kaldırıldığı ve kişisel verilerin imha edildiğini tevsik edici bilgi ve belgelerin Kurula gönderilmesi konusunda veri sorumlusunun talimatlandırılmasına,
- Veri sorumlusunun ilgili kişinin başvurusunu Kanun kapsamında değerlendirmeyip kişisel verisinin imhası hususunda herhangi bir ifadeye de yer vermemesinin dürüstlük kurallarıyla bağdaşmadığı, ilgili kişinin veri sorumlusu bünyesinde bulunan kişisel verilerinin imhası talebine istinaden, talebin yerine getirildiğine ve söz konusu kişisel verilerin imha edildiğine ilişkin ilgili kişinin bilgilendirilmesi ve söz konusu imha işlemine ilişkin tevsik edici bilgi ve belgelerin Kurula iletilmesi hususu ile ilgili kişilerin taleplerine Kanun kapsamında cevap verilmesi konusunda azami dikkat ve özenin gösterilmesi hususunda veri sorumlusunun talimatlandırılmasına
karar verilmiştir.