Kurumun İhtiyaçlarına ve Muhtemel Veri İşleme Süreçlerine Göre Proje Stratejisi Belirleme
- İlgili olunan diğer kamu kurumları bünyesinde olma
- Ana faaliyet alanı özel nitelikli veri olma
- Kurum bünyesindeki tüm faaliyetler
- İç yazılım program niteliği
- VERBİS kaydı gerekliliği ve kalan süre
- Duyuru ve tanıtım çalışmaları
Koordinasyonu Sağlayacak Üst Düzey Yöneticinin (Koordinatör) Belirlenmesi
Kamu kurum ve kuruluşları veya kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında öncelikli olarak Kanunun uygulanmasıyla ilgili koordinasyonu sağlamak üzere bir üst düzey yönetici belirlemesi gerekmektedir.Uyum İçin Birim/Ekip/Personel Görevlendirilmesi
Tanım: Proje süresince devamlı, sürekli ekip olduktan sonra belli aralıklarla toplanacak birim. Koordinatör tarafından görevlendirilecek bu birim/ekip/personelin, kişisel verilerin korunması ile ilgili mevzuat ve uygulamalar konusunda yetkin, kişisel veri işleme süreçleri ve bu süreçlere bağlı olarak işlenen kişisel veriler hakkında detaylı bilgi sahibi olan üst düzey yönetici, bilgi teknolojileri uzmanı, insan kaynakları, idari işler gibi departmanlarda görev yapan kişi veya kişilerden seçilmesi önerilir.Envanter Toplantıları
Toplantıların departmanlarla tek tek yapılması hedeflenmektedir. Toplantının Amaç ve Gündemi;- Toplantılarda faaliyet ve süreç bazında kişisel veri işlemelerinin belirlenmesi
- Kişisel veri işleme amaçlarının belirlenmesi
- Verisi işlenen kişi gruplarının belirlenmesi
- Aktarılan kişi-kişi gruplarının ve yerlerin belirlenmesi
- Tespit edilen kişisel verilerin niteliklerinin belirlenmesi
- İşlenen kişisel verilerin hukuki sebeplerinin belirlenmesi
- Kişisel verilerin saklama sürelerinin belirlenmesi
Politika ve Prosedürlerin Belirlenmesi
POLİTİKA
Veri Sorumlusunun kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin bütün süreçlerde uyulacak prosedür ve ilkeleri gösteren kılavuz.PROSEDÜR
Veri sorumlusunun kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin gerçekleştirdiği her aşamayı gösteren yöntemler bütünü.- Aydınlatma Yükümlülüğü Politika ve Prosedürü
- Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme ve Koruma Politika ve Prosedürü
- Açık Rıza Politika ve Prosedürü
- Veri Güvenliği Politika ve Prosedürü
- Kişisel Veri İşleme Envanteri Politika ve Prosedürü
- Kişisel Veri Aktarım Politika ve Prosedürü
- Kişisel Veri Saklama ile İmha Politika ve Prosedürü
- Çerez Politika ve Prosedürü
- Elektronik Ticaret Süreci Politika ve Prosedürü
- Kişisel Veri İç Denetim Politika ve Prosedürü
- Başvuru Kabul ve Cevap Politika ve Prosedürü
- Veri İhlal Bildirim – Müdahale Politika ve Prosedürü
- Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) Bildirim Politika ve Prosedürü
- Kişisel Verileri Koruma Kişi/Birim/Ekip Politika ve Prosedürü
Teknik Tedbir Çalışmaları
- Sızma testi yapılması
- Sızma testi sonucunda kurumun alması gereken teknik tedbirlerin raporlanması
- Yetki matrisi oluşturulması
- Yetki kontrol düzenlemeleri
Uyum Toplantıları
- Dönüşüm sürecinden önce işlenen verilerin hukuka uygun hale getirilmesi, imhası ya da maskelenmesi faaliyeti hakkında proje danışmanları yönlendirme yapacaktır.
- İş süreçlerinden çıkarılması gereken işlemlere ilişkin liste teslim edilecek ve sebepleri açıklanacaktır.
- Eğitim alacak çalışanlar belirlenecek, tedarikçilere çalışanlarını eğitmeleri için verilecek süre belirlenecek ya da tedarikçi çalışanın da eğitimlere dahil edilmesine karar verilecektir.
- Farkındalık için yapılacak çalışmalarda yönlendirme yapılacaktır.
- Kurumun talepleri proje danışmanlarınca alınıp eksik dokümanlar tamamlanacaktır.
Eğitimler
Görevlendirilen kişi/birim/ekip tarafından Kurum bünyesindeki en alt düzeyden en üst düzeye kadar tüm çalışanlarda kişisel veri koruma kültürü ve bu kapsamda farkındalık oluşmasını sağlamak amacıyla kurum içi eğitimler verilmesi önem arz etmektedir.|
1. Oturum Kavram Eğitimi |
2. Oturum Çalışan Sorumluluğu |
3. Oturum Başvuru-Veri İhlali |
| Eğitimin Amacı | Fidye Saldırıları ve Veri İhlallerine Karşı Dikkat Edilmesi Gerekenler | Kişisel Veri İşleme Envanteri ve Politika Prosedür Hazırlama |
| Kişisel Verilerin Korunması Kanununun Amacı | Şifre Belirlerken ve Ekipman Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler | Veri İhlali ve Kabahatler |
| Kişisel Veri ve Özel Nitelikli Kişisel Veri | Wi-Fi/Sosyal Medya/Mesaj Uygulamaları/E-Posta Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler | Türk Ceza Kanunu Kapsamında Kişisel Verilerin Korunması |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Fiziksel Ortamda Belge/Bilgi Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler | İlgili Kararlardan Örnekler |
|
İlgili Kişinin Hakları Başvuru & Şikâyet |
Fiziksel Ortamdaki Belge/Bilgi/Evrakların İmha Edilmesinde Dikkat Edilmesi Gerekenler | Disiplin Yönetmeliği Kapsamında Çalışan Sorumluluğu |
| Doküman Hazırlama | Kart Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler | Türk Medeni Kanunu Kapsamında Kişisel Verilerin Korunması |
| Kişisel Verileri Koruma Kişi/Birim/Ekip | Kişi/Birim/Ekibe Bilgi Verme | İş Kanunu Kapsamında Kişisel Verilerin Korunması |
İç Denetim
- Proje yöneticileri, proje danışmanlarıyla birlikte bütün departman ve alanları çözecek dönüşüm sürecinin sonunda denetim yapacaklardır.
- Bu denetim aynı zamanda sürekli Kişi/Birim/Ekibin yapacağı denetimler için örnek oluşturacaktır.
- İç denetim sonunda denetim raporu yazılacaktır.
Verbis Kaydı
| VERİ SORUMLULARI | KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜ BAŞLANGIÇ TARİHLERİ | KAYIT VE BİLDİRİM YÜKÜMLÜLÜĞÜ İÇİN SON TARİH |
|---|---|---|
| Yıllık çalışan sayısı 50'den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları | 01.10.2018 | 31.12.2021 |
| Yurt dışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları | 01.10.2018 | 31.12.2021 |
| Yıllık çalışan sayısı 50'den az veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları | 01.01.2019 | 31.12.2021 |
| Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları | 01.04.2019 | 31.12.2021 |
Sonuç Toplantısı ve Proje Raporu Teslimi
- Proje kapsamında yapılan çalışmalar proje danışmanları tarafından raporlanacaktır.
- Tüm hazırlanan dokümanların (kişisel veri işleme envanteri, politika/prosedür, aydınlatma, başvuru cevap örneği, VERBİS kaydı vb.) kontrol ve raporlaması yapılacaktır.
- Kişi/birim/ekibin yapması gerekenler tekrar anlatılacaktır.
- Proje raporunun teslimi ile dönüşüm tamamlanmış kabul edilir.